Certidões e documentos da ONG: o que vence, quando, e como não perder um convênio por papel vencido

Amparo 360 · 25/09/2026 · leitura de 7 minutos

A prestação de contas do convênio está pronta, o relatório fechou, e na hora de anexar a certidão negativa federal ela venceu há 12 dias. Quem já passou por isso sabe: não é falta de organização, é que ONG tem uma dúzia de documentos com validade diferente, e ninguém consegue controlar isso de cabeça. Este guia lista o que vence, com que frequência, e como montar um controle que avisa antes.

Os documentos que vencem (e com que frequência)

As validades abaixo são as mais comuns. Confira sempre no próprio documento, porque cada órgão pode mudar a regra, e alguns estados e municípios têm prazos próprios.

• Certidão negativa federal (Receita Federal e PGFN): vale 180 dias. É a mais pedida em edital e convênio, e a que mais vence sem ninguém ver.
• Certificado de regularidade do FGTS (CRF): vale 30 dias. Mesmo ONG sem funcionário precisa dela em muitos editais, e é a de ciclo mais curto.
• Certidão negativa de débitos trabalhistas (CNDT): vale 180 dias.
• Certidão estadual e municipal: variam. Muitas valem entre 60 e 90 dias; confira o prazo impresso na sua.
• Alvará de funcionamento e alvará sanitário: costumam ser anuais, com data fixa de renovação na prefeitura ou na vigilância.
• CEBAS (certificação de entidade beneficente): concedido por 3 a 5 anos. Vence raro, mas quando vence, derruba benefício fiscal e convênio de uma vez.
• Ata de eleição da diretoria: vale pelo mandato do estatuto. Convênio assinado por diretoria com mandato vencido é problema jurídico.
• Estatuto, CNPJ, inscrições municipais e conselhos (CMDCA, CMAS): não vencem por data, mas o registro em conselho costuma exigir renovação periódica.
• Seguro, CRLV do castramóvel, contratos de aluguel e de veterinário: cada um com a própria data, e todos aparecem na prestação de contas de alguém.

O que o edital e o convênio pedem

O Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (Lei 13.019/2014) lista, para celebrar parceria com o poder público, um conjunto de documentos que inclui certidões de regularidade fiscal e trabalhista, estatuto registrado, ata de eleição, comprovante de endereço e tempo mínimo de existência. Editais de prefeitura e de fundações costumam pedir o mesmo pacote, mais os alvarás da atividade.

A regra prática: todo documento tem que estar válido no dia da assinatura e no dia de cada prestação de contas. Não adianta estar válido hoje se vence antes do repasse.

Como montar um controle que avisa antes

1. Um lugar só. Drive, pasta ou sistema, mas um só, com todos os documentos vigentes e as versões antigas guardadas (a versão vencida prova que você estava regular na época).
2. A data de vencimento como dado, não como texto. Se está escrito "vence em novembro" numa célula, ninguém é avisado. Tem que ser uma data que dispare alguma coisa.
3. Três faixas de alerta. Verde (longe do vencimento), âmbar (entrou no prazo de renovar, que para certidão federal são uns 30 dias antes) e vermelho (venceu). Definir os dias de cada faixa por tipo de documento, porque renovar uma CRF leva minutos e renovar um alvará leva semanas.
4. Aviso para mais de uma pessoa. O e-mail vai para o presidente, para o financeiro e para o e-mail da ONG. Se depender de uma pessoa só, volta ao problema das férias.
5. Responsável por documento. Quem renova a certidão federal não é quem renova o alvará sanitário. Cada um sabe o seu.

Se você ainda faz isso em planilha, comece com as colunas: documento, órgão emissor, data de emissão, validade em dias, data de vencimento (calculada), responsável e link do arquivo. E marque no calendário do celular o vencimento de cada um, 30 dias antes. É rudimentar, mas já é melhor que descobrir no dia do edital.

Para ONG de animais e para OSC social, a lista é a mesma

Creche comunitária, projeto social, casa de acolhimento ou ONG de castração: o conjunto de certidões e o Marco Regulatório são os mesmos. O que muda são os alvarás da atividade (vigilância sanitária para quem tem clínica, conselho da criança e do adolescente para quem atende crianças). Por isso o controle de documentos é a primeira coisa que serve para todo tipo de organização.